Gå til innholdet

Gode masterdata er din beste merkevareinvestering

I en hyperdigital hverdag er god, beriket, relevant og oppdatert produktinformasjon den beste investeringen du kan gjøre for dine merkevarer. Gode masterdata gir høy avkasting i alle ledd i verdikjeden, også for deg! Lurer du på hvordan?

Gode masterdata er nøkkelen til en vellykket lansering og øker salg og lønnsomhet for alle parter

  • Gode, kvalitetssikrede og oppdaterte masterdata er en forutsetning for å få produktet lansert på tid og ut i salg.
  • Med gode informative masterdata og produktbilder viser du kunden at ditt produkt er det rette. Det gir både økt salg og færre returer.
  • Feil i grunndata fører til stopp i prosessene. Dette er både ineffektivt og kostbart, til ulempe for både leverandørene, handelen og forbrukerne.
  • Produkter som mangler bilder selger ikke på digitale flater.
  • Feil i data kan føre til at produktet må kalles tilbake, som fører til tapt salg.
  • Feil i data kan gi misfornøyde forbrukere, som kanskje klager og dumper sin misnøye om produktet i sosiale medier.

 

«Det store kvalitetsløftet» – et viktig bransjesamarbeid

Kravene til mengden masterdata, og kvaliteten på masterdata vil ikke bli mindre – snarere tvert imot. Trenden med økt automatisering, kombinert med økt krav til informasjon både fra konsument, bransjeaktører og myndigheter, fører til strammere krav om at riktige grunndata er tilgjengelig når aktørene trenger det. 

Aktørene i bransjen har derfor gått sammen om å heve datakvaliteten, med mål om økt salg og lønnsomhet for alle gjennom å redusere antall feil og mangler i prosessene. Dette er et samarbeid mellom leverandørene, grossistene, kjedene og Tradesolution.

«Tradesolutions ringvirkningsregnskap viser at bransjen totalt sparer over 650 millioner kroner årlig bare ved at vi har etablert en felles struktur knyttet til registrering, vedlikehold og distribusjon av masterdata og bilder.»

Er du rå på dette, lykkes du!

Kontroll og oppfølging av ditt produkt

Dashboardet gir en rask og overordnet visuell oversikt over dine produkters digitale «produkthelse». Klarer du å opprettholde en god snittkarakter vil det være med på å gjøre arbeidet med masterdata enklere, raskere og rimeligere.

Dashboardet finner du ved å logge deg inn i EPD. Dashboardet er et fantastisk verktøy å bruke for å følge med på datakvaliteten på egne produkter i EPD og MediaStore. Her får dere fullstendig oversikt over feil, og kan ta action der det trengs.

Dashboardet har en enkel visuell fremstilling med karakterskala fra A til F. Karakterene beregnes kun ut ifra de siste tre lanseringsvinduene (1 år), mens oversikten viser utviklingen for de siste seks lanseringsvinduene (2 år). To års historikk er nyttig for å se om utviklingen går riktig vei, eller om det er behov for mer fokus på arbeidet med masterdata.

Ta en digital helsesjekk på produktene dine. Klikk her for å lese mer.

Informasjon om ditt produkt

Korrekt produkt- og logistikkinformasjon (med høy kvalitet) er avgjørende for en lønnsom og effektiv lanseringsprosess.

Feil i logistikkdata kan få store og kostbare konsekvenser for hele verdikjeden. For å sikre at den digitale informasjonen stemmer med det fysiske produktet utføres det en kontrollmåling av dine produkter hos EPD Sjekkpunkt.

Under kontrollmålingen hos EPD Sjekkpunkt kontrolleres både informasjon knyttet til basis (forbrukerpakning) og mellom (detaljistforpakning, som regel bestillbart nivå). Tilleggsavgiftordningen omfatter informasjon om mål, vekt, pakkemønster, fyllingsgrad og spacemål. For å sikre at du måler dine produkter korrekt, er det viktig å være bevisst hva slags type forpakning du måler (forbrukerpakning eller detaljistpakning), og hva som er produktets definerte front. Her er det etablerte måleregler for hele bransjen. Se videoene under for å være sikker på at du har god kontroll på måleregler for de ulike typene forpakning og emballasje.

Tilleggsavgiftsordningen:

Tilleggsavgiftsordningen utgjør totalt 16 felt under logistikkinformasjon. Dersom EPD Sjekkpunkt avdekker feil i oppgitt informasjon mot det fysiske produkt, vil feilene korrigeres direkte i EPD og leverandør vil belastet for feil per felt. Dette er en ordning bransjen har blitt enig om, og som skal kompensere for merkostnaden feil og mangler påfører verdikjeden. Tilleggsavgiftene brukes utelukkende til ulike tiltak som kan bidra til at den samlede datakvaliteten økes (for eksempel kurs, automatisering og forenkling av ulike prosesser, etc.). Husk at du selv kan bidra til å unngå eventuelle tilleggsavgifter gjennom aktivt arbeide med egne masterdata! 

Logistikkfeltene som inngår i tilleggsavgiftsordningen:

Basis (forbrukerpakning): «Bredde/dybde/høyde (cm)», «antall i pakning over» og «fyllingsgrad (%)»

Mellom (detaljistpakning, bestillbart nivå): «Bredde/dybde/høyde», «bruttovekt», pakkemønster: «antall basis i bredde/dybde/høyde», Spacemål: «Space bredde/dybde/høyde»

Måleregler – forbrukerpakning

Måleregler – fleksibel emballasje

Måleregler – detaljistforpakning

Måleregler – fyllingsgrad


Dersom du ønsker å lese mer om måleregler, se her: Måling av produkter

Dersom du trenger flere eksempler på måling av fyllingsgrad, se her: Eksempler på måling av fyllingsgrad


Fortsatt litt usikker på hvordan du skal måle ditt produkt? Send gjerne en epost til EPD Sjekkpunkt på eps@tradesolution.no

Selgende bilder

Gode bilder er avgjørende for en god presentasjonen av ditt produkt. Dette brukes av dine kunder både for å avgjøre innkjøp, men også til å promotere produktet i innkjøpsportaler, nettsider, apper, boards, planogram, menyer, kampanjemateriell, etc. etc. Vi ser at for svært mange produkter er: 0 bilder = (nesten) 0 salg.

Antall bilder og hvilke bildevinkler som kreves av ditt produkt, avhenger av produktets emballasjetype og utforming. Det skilles mellom 4 ulike pakningstyper:

  • Flersidig
  • Flersidig liggende
  • Tosidig
  • Sylindersidig

Eksempler på de ulike pakningstypene, veiledning for korrekt fotografering og påkrevde bildevinkler finnes i kravspesifikasjonene under. Merk at det stilles ulike krav til antall og type bilder, avhengig av hvorvidt produktet er et dagligvare- eller et serveringsprodukt. Det er derfor en egen kravspesifikasjon for dagligvare og en egen for servering. For serveringsprodukter er det krav om minimum 2 bilder, men ønskelig med 3.

Bilder skal være opplastet og innsendt til MediaStore QA, senest U-3 (uke minus 3, samme frist som for innsending til EPD sjekkpunkt for kontrollmåling).

Tilleggsavgiftsordningen:

Dersom det mangler bilder eller enkelte bildevinkler, vil dere bli varslet med en feilmerking og leverandør blir fakturert per manglende bilde. Her er det satt en frist på 3 virkedager for å laste opp de eventuelt manglende bildene. Dersom de manglende bildene uteblir, vil det utstedes en ny faktura hvert kvartal frem til alle påkrevde bilder er opplastet.

Dette er en ordning bransjen har blitt enig om, og som skal kompensere for merkostnaden feil og mangler påfører verdikjeden. Tilleggsavgiftene brukes utelukkende til ulike tiltak som kan bidra til at den samlede datakvaliteten økes (for eksempel kurs, automatisering og forenkling av ulike prosesser, etc.). Husk at du selv kan bidra til å unngå eventuelle tilleggsavgifter gjennom aktivt arbeide med egne masterdata. 

Ved spørsmål rundt bilder, bildetjenester eller bildekrav kan du kontakte MediaStore direkte.

Send en mail: mediastore@tradesolution.no eller chat med oss direkte i løsningen.

Viktige krav til varesikkerhet

Dette omhandler først og fremst informasjon knyttet til «Allergener» og «Næringsinnhold». Her er kravet at informasjonen som er registrert i EPD er identisk med det som er påført det fysiske produktet.

Varesikkerhet omhandler feltene «Allergener» og «Næringsinnhold». Det kreves her at informasjonen som registreres i EPD er identisk med det som er påført det fysiske produktet som møter sluttkunden. Ingredienser og allergener skal altså oppgis i EPD akkurat slik som det er oppført på produktet. Dette kontrolleres av EPD Sjekkpunkt som mottar produktet, men eventuelle avvik vil ikke automatisk korrigeres. Leverandør blir varslet med en feilmerking om at det er avdekket feil eller avvik og leverandøren er selv ansvarlig for å følge opp og respondere/korrigere på dette.

Tilleggsavgiftsordningen:

Det er satt en frist på 3 virkedager for respons på feilmerkingen. Dersom leverandør skulle være uenig i feilmerkingen må leverandør uansett agere og legge inn en respons der det inkluderes en forklaring/begrunnelse for hvorfor dette ikke er feil, også dette innen 3 virkedager. Dersom det ikke gjøres endringer eller legges inn noen respons innen disse 3 virkedagene, vil det påløpe en ekstra kostnad som vil bli fakturert på nytt hvert kvartal frem til feilen er korrigert og informasjonen er oppdatert.

Dette er en ordning bransjen har blitt enig om, og som skal kompensere for merkostnaden feil og mangler påfører verdikjeden. Tilleggsavgiftene brukes utelukkende til ulike tiltak som kan bidra til at den samlede datakvaliteten økes (for eksempel kurs, automatisering og forenkling av ulike prosesser, etc.). Husk at du selv kan bidra til å unngå eventuelle tilleggsavgifter gjennom aktivt arbeide med egne masterdata. 

Slik retter du opp i feilmerkinger:  

1. Gå inn på det feilmerkede produktet.  

2. Klikk på «produktet har x aktive feilmerkinger», øverst på siden. Du ser nå informasjon om hvilke felt som er feilmerket og hva vi mener er registrert feil. 

3. Legg inn en responstype fra nedtrekkmenyen (korrigert eller avvist). Det må også suppleres med tekst. Dersom dere er enig i feilmerkingen og skal rette opp denne umiddelbart er det tilstrekkelig med for eksempel «denne korrigeres nå». Dersom dere er uenig i feilmerkingen velger dere responstype «avvist», men det krever da en mer utdypende forklaring om hvorfor dere avviser feilmerkingen.  

4. Trykk «lagre» og det åpnes en kladd der du nå kan gjøre endringer på de feltene som var feilmerket. Når endringene er gjort sender du kladden til QA for godkjenning. 

Viktige innleveringsfrister

Alle produkter skal inn til EPD Sjekkpunkt. Her utføres en kontroll av produktene opp mot informasjonens om er registrert i EPD.

Det er ønskelig at alle nye produkter blir innsendt til Tradesolution for en kontroll av EPD Sjekkpunkt. Dette for å sikre så høy kvalitet som mulig på de masterdata som sendes ut til mottakerne.

Det foreligger et absolutt krav om at alle produkter som skal lanseres, skal innleveres til EPD Sjekkpunkt i henhold til fastsatte STAND-Frister. Det er siste datoen oppgitt i feltet U-3 (uke minus 3, se bildet under) som er tidsfristen på de ulike vinduene. Det er viktig at en eventuell forsinkelse av innlevering til EPD Sjekkpunkt blir varslet da det ellers vil utløse en avgift. Tidslinjen fra STAND er et godt hjelpemiddel som bidrar til å sikre at du ikke går glipp av viktige steg i prosessen. Det er bransjen samlet som har gått sammen om denne tidslinjen og tilhørende tidsfrister og ikke noe som bestemmes av Tradesolution direkte.

Merk at U-3 er frist for innlevering av produktet for kontrollmåling, men også for opplasting av bilder til MediaStore.

Bildet under viser tidslinjen for 2025. Her ser vi for eksempel at fristen for innlevering til EPD Sjekkpunkt og opplasting av bilder til MediaStore i L1-2025, er 31.01.2025

Uforutsette ting kan naturligvis dukke opp i en kompleks produksjonskjede. Dersom det oppstår hindringer eller noe som gjør at dere ikke klarer å levere til tidsfristen, må dette meldes inn i god tid. Dere må selv oppgi en ny frist for når dere kan levere varen til kontrollmåling og det er denne fristen som er gjeldende. Manglende overholdelse av denne fristen uten eventuell varsling om ny forsinkelse, gjør at leverandør blir fakturert for forsinket levering.

For å melde fra om at leveringen blir forsinket går du inn i EPD og velger «Produktstatus» i oppgavelinjen. Her finner du alle produktene dine og i kolonne nummer 4 kan du trykke på «utsett frist». Da får du opp et lite vindu der du legger inn ny ønsket dato for innlevering til EPD Sjekkpunkt, samt en begrunnelse for utsettelsen.


For mer praktisk informasjon om innsending av varer til EPD Sjekkpunkt kan du lese HER eller sende en mail til esp@tradesolution.no.

Fortløpende vedlikehold og oppdatering av all aktuell informasjon

Kvalitetssikring ved påkrevd vedlikehold av masterdata og hyppigere kontroller av allerede registrerte produkter i EPD.

I tillegg til lanseringsprodukter i dagligvare og servering, har bransjen bestemt at det er nødvendig med hyppigere kontrollmåling av øvrige eksisterende produkter (produkter som tidligere har blitt registrert i EPD). Dette vil gjennomføres på noen ulike måter:

  • Kjedene/grossistene sender informasjon om produkter som feiler eller avviker i og på (for eksempel) automatlager og space, ved stikkprøvekontroller, feilmerkinger internt som krever ny kontroll og innlevering av produkter tilknyttet endringer i søknader.

Når en kjede eller grossist har registrert at ditt produkt må leveres til EPD sjekkpunkt er frist for innlevering til dette 14 dager. Blir ikke produktet levert til satt innleveringsfrist (14 dager) vil leverandør bli belastet.

  • Eksisterende produkter kan også feilmerkes direkte i EPD og MediaStore. Produkter kan feilmerkes av kjedene, grossistene og Tradesolution. Ved denne typen feilmerking trenger ikke produktene å sendes inn til ESP. Responstid på retting av alle typer feilmeldinger i EPD og MediaStore er 7 virkedager. Blir produkter unnlatt rettet innen fristen vil leverandør bli belastet.

Avgifter og hva som kan gjøres for å minimere disse

Oversikt over hvilke avgifter som betales for EPD, og hva du kan gjøre for å påse at avgiftene blir så lave som mulig.

Tilleggsavgiftsordningen:

Tilleggsavgiftsløsningen tar utgangspunkt dashboardet. De tre områdene «Logistikk», «Bilder» og «Varesikkerhet» gir en snittkarakter hvor snittet utgjør en prosentvis rabatt på den endelige fakturasummen (fakturasummen til disse tre områdene – gjelder ikke avgifter knyttet til manglende overholdelse av frister).

Antall feil telles per felt for kvalitet (logistikk, bilder og varesikkerhet) og gir rabatt deretter:

  • Karakter A og B (i snitt) gir 80% rabatt
  • Karakter C til F (i snitt) gir ingen rabatt

Økonomiske forutsetninger og fordeler ved produkter som registreres ved lanseringsvinduer:

  • Er leverandør tidlig ute med innlevering (før uke -15 ref. STAND) vil det ikke bli sendt faktura uansett antall feil.
  • Alle nye leverandører (leverandører som tidligere ikke har registrert noen produkter i EPD eller MediaStore) får kun advarsel for feil eller forsinkelser på sitt første vindu. Tradesolution vil også følge opp nye leverandører personlig.

Priser kategoriseres deretter i to: «Kvalitetsfeil» og «ikke overholdte innleveringsfrister til EPD sjekkpunkt»

  • Kvalitetsfeil (logistikkfelter, bilder og varesikkerhet): Feil faktureres per felt og manglende bildevinkler (se bildespecs) = 500,-
  • Ikke overholdt innleveringsfrist til EPD sjekkpunkt: 5.000,-

Ikke overholdt responstid for feilmerkinger = kr 1.000,- pr. feil – Dette belastes på nytt per nye kvartal så lenge feilen ikke rettes. Det vil være en løpende kostnad inntil rettelse og gjelder både feilmerkede felter og feilmerkede mangler på bildevinkler.


Husk at du selv kan bidra til å unngå eventuelle tilleggsavgifter gjennom aktivt arbeide med egne masterdata. 

Midlene som samles inn fra avgiftene avsettes i sin helhet til kvalitetsforbedrende tiltak og formål. Disse tiltakene hjelper Tradesolution med å hele tiden utvikle og forbedre løsninger som gjør arbeidet med registrering og vedlikehold av masterdata så smidig og enkelt som mulig. Dette arbeidet bidrar med å sikre at vår felles verdikjede fungerer så optimalt som mulig.

 

Visste du at vi i Tradesolution holder jevnlige kurs for at du skal bli helt rå på masterdata?
Følg med i kursoversikten og meld deg på!

Uansett hva utfordringen eller behovet ditt er, er vi her for å gi deg den nødvendige hjelpen du trenger.

Klikk her for å melde på deg eller din kollega på vårt grunnkurs i EPD.

Vi hjelper deg gjerne!
Ta kontakt med oss på:

Telefon: +47 4000 7475
E-post: epd@tradesolution.no

Support

Telefon: +47 4000 7475
E-post: epd@tradesolution.no

 

Alltid inkludert i våre tjenester.
Hverdager kl. 8-16, på norsk og engelsk