Fire trinn til gode produktdata
og lanseringer

EPD skal være et «utstillingsvindu» for alle produkter i dagligvare og servering, med innhold for alle som har interesse av dette. Som leverandør er det en del informasjon som er påkrevet registrert om produkter som skal komme i salg, men som leverandør har man også mulighet til å berike produktinformasjonen med frivillige felter, slik at den kan brukes i flere sammenhenger og være med å markedsføre ditt produkt!

Alle leverandører bør følge sjekklisten under

Dette gjelder både nye leverandører i EPD, og de leverandører som har vært med over fra den gamle basen.

• Logg på EPD-basen i Kundeportalen og sjekk at alle aktuelle produkter er registrert og godkjent: Godkjente produkter finner du under Produktstatus samlet i gruppen Produkter (Fase 2). Produkter som ligger i gruppen Kladd eller Feilmerket er ikke godkjent, og krever manuell oppdatering! Merk! Produkter kan ligge som Kladd eller Feilmerket, selv om de tidligere har var godkjent i gammel EPD-base
• Når alle produkter er godkjent (ref. punkt 1), oppdateres hvert produkt med utvidet produktinformasjon (frivillige felter): Dette er med å berike informasjonen, og vil være et viktig element i å trekke frem- og markedsføre dine produkter
• Sjekk konvertering av ENVA-koder til GPC: Alle produkter skal nå registreres i henhold til GPC (ENVA utgår), og det er viktig å påse at dine produkter har blitt tagget korrekt

Feilmerking av produkter vil kunne skyldes utvidet krav til merking og dokumentasjon – følgende krever ekstra oppmerksomhet:

• Næringsmidler – Produkter som inneholder gluten og/eller nøtter, eller spor av gluten og/eller nøtter – her må type spesifiseres
• Non-food – Produkter som krever spesiell sikkerhet og farlig gods
• Non-food – Produkter innen kosmetikk og hygiene
• Legemidler

Tofaseregistrering av produktinformasjon

Dette er en stor endring fra gammel EPD-base. Prosessen vil fortsatt følge fristene definert i STAND Sortiment, men bare grunnleggende informasjon om produktet skal på plass i uke -15. Resterende vareinformasjon skal på plass innen uke -6, men da bare på avtalt sortiment. Dette sparer deg som leverandør for mye registreringsarbeid av produktinformasjon som ikke blir lansert i det aktuelle lanseringsvinduet.

Les mer.

Nye hovedkategorier

Informasjonsbredden i den nye EPD-basen vil også styres av hvilken hovedkategori produktet ditt blir kategorisert under:

• Næringsmidler
• Øl og alkoholholdig drikke
• Vin, sterkøl og brennvin
• Tobakk
• Ikke fysiske varer
• Non-food
• Legemidler

Full oversikt over informasjonsbredden i EPD Standard 10, finner du under tekniske beskrivelser.

Systemet gir fortløpende tilbakemelding

Du kan sette opp systemet til å varsle om ting du bør være klar over eller endre/ta stilling til. Systemet vil da for eksempel kunne varsle om frister og eventuelle mangler i registrert informasjon. Varsler setter du opp her

• Beskrivelse av hvordan du elektronisk laster data opp og ned til basen  – Quick Guide to EPD API 2018
• Beskrivelse av alle informasjonsfeltene i basen – EPD Standard 10
• Beskrivelse av konvertering mellom ENVA og GPC –  Mapping ENVA-GPC v1.1 070518

Merk! Vi gjør oppmerksom på at dette er levende dokumenter som endres og oppdateres!

To-faseregistrering

For å ha mulighet til å selge inn produkter til kjøperen (kjeder eller andre EPD-mottakere), må produktet være meldt inn i EPD og ha fått tildelt EPD-nummer. Alle produkter blir tildelt et EPD-nummer, dette betyr imidlertid ikke at alle produktene kommer til å bli lansert.

Registrering av produkter i EPD har i den nye versjonen fått to faser. Fase 1 innebærer at leverandøren (som registrerer produkter i EPD) kun registrerer den mest nødvendige informasjonen. Mottakerne (kjøper) gir deretter beskjed om hvilke produkter som listeføres til neste lanseringsvindu. Leverandøren oppdaterer disse produktene med resterende obligatorisk informasjon (fase 2). På denne måten kan leverandøren fokusere på de mest viktige produktene allerede i fase 1.

Det er fortsatt mulig å registrere all informasjon på en gang (fase 1 og fase 2).

Alle nye produkter som tas inn i sortiment hos en- eller flere av grossistene/kjedene, må sendes til EPD Sjekkpunkt for kontrollmåling før lansering av produktet. Kontrollen konsentreres om nivåene F-pak og D-pak, men også samlekartonger og pall vil bli kontrollert ved stikkprøver. Kontrolldata fra EPD Sjekkpunkt sammenlignes automatisk mot grunndata som leverandør har registrert om varen i EPD. Felter som kontrollmåles er:

• F-pak bredde, dybde og høyde
• D-pak bredde, dybde, høyde og bruttovekt
• Antall F-pak i D-pak
• Antall F-pak i bredde/dybde/høyde i D-pak
• Fyllingsgrad (på produktsettets laveste pakningsnivå)

I dette dokumentet finner du veiledning på hvordan registrere produktinformasjon i EPD-basen.

Det gjøres oppmerksom på at resultatet av kontrollmålingen vil overskrive de registrerte dataene som leverandør har gjort i EPD, dersom avvikene går utover gjeldende toleransegrense.

Eier av produktet vil finne tilbakemeldingene på kontrollmålingene under menyvalget ESP – Kontrollmålingssstatus på «Min side».

Når skal produktene leveres?

Levering av nye produkter skal gjøres senest innen uke minus 3 før lansering i butikk.

Hvor skal produktene leveres?

Produktene skal leveres til EPD Sjekkpunkt. Vi holder til i Ole Deviks vei 6c, inngang på baksiden. Se leveringsinformasjon. 

Må man forhåndsbestille tid for levering?

Når man leverer varer til kontrollmåling, skal det samtidig gjøres avtale med EPD Sjekkpunkt for retur av varene: Om varene skal hentes, doneres bor til veldedig organisasjon/formål eller om varene skal destrueres.

Vi gjør oppmerksom på følgende:

• Levering av produkter skal alltid avtales med EPD Sjekkpunkt – ta kontakt per telefon/epost.
• Merk all forsendelse med Tradesolution – EPD Sjekkpunkt, Ole Deviks vei 6, 0666 Oslo, H. Øzdemir 950 47 174.
• EPD Sjekkpunkt har ikke kapasitet til å lagre kjøle- og fryseprodukter over lengre tid, viktig med avklaring om kapasitet i forkant av forsendelse.
• Ved sendinger fra utlandet skal det alltid sendes under betingelser DDP i henhold til Incoterms 2000 (alternativt Combiterms 023). Vi gjør oppmerksom på at det må fremkomme tydelig av pro forma faktura at godset ikke skal fortolles inn på Tradesolution AS. Representant for produktet i Norge skal alltid stå oppgitt som ansvarlig importør.

1. Overføring av produkt mellom leverandører

Hvis et produkt skal overføres fra en leverandør til en annen (bytte av vareeier), så ordnes dette ved at nåværende vareeier sender en epost til epd@tradesolution.no med følgende informasjon:

• Hvilket EPD-nummer som ønskes overført
• Hvilken leverandør produktet skal overføres til (både foretaksnavn og GLN)
• Hvilken dato overføringen skal gjelde fra
• Hvis produktets GTIN tilhører nåværende vareeier, og derfor ikke skal overføres (for eksempel på pall) må dette også fremkomme

Vareeier: Er som hovedregel den som har forhandlinger med-, og som selger produktet til kjeden.

2. Nedleggelse av EPD-nummer

Leverandør kan legge ned EPD-nummer i EPD som ikke lenger er i bruk i handelen. Dette vil gjelde hvis produktet tilknyttet EPD-nummeret er sluttsolgt fra kjedenes grossistlagre, og leverandør heller ikke forventer retur av varen. Dersom F-pak fremdeles finnes og inngår i et annet aktivt produkt, er det kun D-pak og pall som skal legges ned. Nedlegging gjøres på følgende måte:

• I EPD – gå til <Produktsøk> og hent frem produktet.
• Trykk på <Velg alle>, eller alternativt marker de pakningsnivåer som skal legges ned.
• Trykk på <Legg ned pakningsnivå>.

Det gjøres oppmerksom på at GTIN som er nedlagt ikke kan benyttes i nytt produktsett.

3. Oppsigelse av EPD-abonnement

Ønsker du å legge ned hele ditt EPD abonnementet, kan du sende inn en oppsigelse – Oppsigelse av abonnement i EPD.

Det er kun driften av EPD som styres og utføres av Tradesolution. Forvaltning, med hensyn til krav og utvikling, ledes av EPDs Drifts- og kontaktutvalg. Dette utvalget er tilgjengelig for bransjens aktører dersom man ønsker å ta opp saker som angår EPDs Drifts- og kontaktutvalget består p.t. av følgende medlemmer: