Ved registrering av nye produkter i EPD må man ta høyde for at produktinformasjonen man registrerer kan inneholde feil som medfører at registreringen blir avvist. Det kan noen ganger være vanskelig å finne årsaken til feilen – det kan være behov for å kontakte produsenten for å innhente ytterligere informasjon, og erfaring viser at det i perioder er stort trykk hos EPD support.

Det anbefales derfor at registrering av grunndata i EPD starter minimum 3 dager før man har behov for at informasjonen skal være overført aktuelle kjede(r).

Kjedene krever generelt at registrering av grunndata skjer i god tid før lansering av ett produkt. Tidsfristen for registrering styres av avtale mellom leverandør og handelen, og ofte er fristen minimum 15 uker før varen skal lanseres i butikk. Det er viktig at de grunndata som registreres forsøkes registrert korrekt ved første gangs registrering. Kjedene benytter dataene til en lang rekke prosesser, blant annet; kalkyler, transport booking, lagerplassering, hylleplassering, butikkdatasystemer, med mer.

Alle produkter som skal ut i handelen skal nå kontrolleres av EPD Sjekkpunkt så snart leverandøren har mulighet til å sende produktet til måling. Dette skal dog være minimum 3 uker før varen skal lanseres. På EPD Sjekkpunkt etterkontrolleres et antall av informasjonsfeltene som er registrert i databasen. I etterkant av disse kontrollene, vil all måleinformasjon om produktet låses i EPD.

Automatisk kontroll

All grunndata som meldes inn i EPD leses gjennom EPDs importsystem. Importsystemet kontrollerer informasjonen maskinelt for logiske feil. I tillegg kontrolleres mangler ved informasjonen i henhold til gjeldende informasjonsbredde og gyldigheten av GTIN, GLN, med mer.

QA – manuell kontroll

Produkter som blir godkjent i den automatiske kontrollen går videre til QA hvor våre konsulenter manuelt ser over informasjonen.

Grunndata som blir funnet i orden importeres til produksjonssystemet, og beskjed om godkjenning varsles leverandør.

Grunndata som ikke blir funnet i orden blir forkastet og beskjed om feil, samt årsak til avvisning, varsles leverandør på e-post og/eller SMS. Grunndata som registreres vil ikke være ferdig importert i EPD før man har fått en godkjent-melding og vil heller ikke være tilgjengelig for mottakerne.

Registrering gjennom webløsning

Leverandører som benytter webløsningen vil finne sine avviste produkter under menyvalget «Kladd avvist QA». Leverandøren kan her hente opp de avviste produktene, korrigere informasjonen, for deretter å sende grunndatainformasjonen på nytt til EPD.

Registrering gjennom øvrige metoder

Har du spørsmål om EPD via API, ta kontakt med support.

Eksport av produktinformasjon

Når leverandøren har opprettet et nytt produkt, eller endret et eksisterende produkt som også er blitt godkjent av QA, vil dette produktet være øyeblikkelig tilgjengelig for mottakerne.

Dersom dagligvarekjedene eller EPD avdekker feil på produktinformasjon som er registrert i EPD, vil det aktuelle EPD-nummer feilmerkes og feilen loggføres i et feilmerkingsregister.

Så snart et EPD-nummer feilmerkes vil det automatisk bli sendt ut et varsel til den personen som er registrert som grunndataansvarlig hos produkteieren. Dersom feilen ikke blir korrigert, vil det bli sendt ut påminnelser.

Det er viktig at produktinformasjonen i EPD er korrekt for å unngå ekstraarbeid for alle aktører i verdikjeden. Det er derfor også viktig at eventuelle feil rettes opp så snart som mulig.

For at leverandør enkelt skal kunne følge status på feilmerking på sine produkter, finnes det et filtreringsvalg i venstremenyen i EPD.

Personen som feilmerker produktet vil få beskjed om hva som skjer med feilmerkingen.