Masterdata er produktinformasjon, og selve grunnsteinen i produktet ditt. Med stadig økende digitalisering brukes masterdata på tvers av funksjoner i bedriften og gjennom hele verdikjeden – helt frem til forbrukeren. Ny til EPD og MediaStore? Eller er du ny leverandør til dagligvare- eller serveringsbransjen? I denne artikkelen gir vi deg en guide til EPD og MediaStore, og en overordnet oversikt med alt du må vite før du begynner å registrere produkter.
Ny leverandør?
Ikke registrert som leverandør enda? Klikk her for å komme i gang!
Tradesolution følger tidslinjer og frister satt av STAND (Standardiseringsutvalget for dagligvarebransjen). Les gjennom denne listen, og sørg for å ha alt på plass før du begynner å registrere i EPD og MediaStore.
EPD er dagligvare- og storhusholdningsbransjens felles bransjeløsning for utveksling og kvalitetssikring av masterdata og produktbilder mellom leverandører og kjeder/grossister. Masterdata er produktinformasjon, og selve grunnsteinen i produktet ditt.
Ved å motta, kvalitetssikre og utveksle kritisk viktig produktinformasjon mellom leverandører og grossister/kjeder, bidrar EPD og MediaStore til å effektivisere alle segmenter av verdikjeden innen dagligvareindustrien, storhusholdningssektoren og andre enheter tilknyttet EPD.
EPD og MediaStore distribuerer produktets produktdata til rett mottaker
Du som leverandør eier egne masterdata som blir registrert i EPD, og er selv ansvarlig for at produktets masterdata til enhver tid er korrekt og oppdatert. EPD gir deg også mulighet til å styre tilgangen til hvert produkt. Du kan spesifisere hvilke mottakere som skal ha tilgang til dine produktdata når de er godkjent og klare. Mottakerne (kjeder/grossister) må på sin side selv innhente produktdataene fra EPD og MediaStore. Dette må ikke forveksles med salgsavtaler gjort med kjedene. Produktdata i EPD og MediaStore gir mottakerne kun tilgang til produktenes masterdata, og ingen pris- og/eller rabattavtaler.
Lanseringsprodukter er nye varer som introduseres i markedet i forbindelse med et av bransjens definerte lanseringsvinduer. Bransjen opererer med tre store lanseringsvinduer i året, og kjedene setter sortimentene sine (hovedsakelig) basert på disse tre vinduene:
Hvert vindu følger en fast tidslinje satt av STAND. Se forklaring lenger ned. Kjedene kan velge å ta inn produkter utover de tre lanseringsvinduene. Dette omtales som mellomlanseringer og refererer til produkter som lanseres utenfor de tre faste lanseringsvinduene.
Hva er forskjellen på listing og lansering?
Listing refererer til prosessen hvor et produkt blir lagt til i sortimentet til en kjede eller grossist. Lansering er derimot når produktet faktisk blir introdusert og gjort tilgjengelig for salg i butikkene. Det er mottakerne (kjeder/grossister) som selv bestemmer hvilke produkter de velger å liste. Disse avtalene håndteres separat, og ikke via Tradesolution.
STAND er standardiseringsutvalget for dagligvarebransjen og setter regler og tidslinjer for produktregistrering og lansering. Vi oppfordrer alle som registrerer produkter i EPD og MediaStore å bruke STAND.no som et oppslagsverk dersom man er usikker på regler og standarder.
Hvert lanseringsvindu strekker seg over 15 uker. Her er en forklaring på ukene som må hensyntas i forbindelse med produktregistrering i EPD og MediaStore (Uke – (minus) betyr antall uker før lansering de ulike oppgavene må være utført):
EPD Sjekkpunkt er en kontrollinstans hvor produkter blir sjekket for samsvar mellom verdiene for den fysiske pakningen og verdiene som elektronisk er registrert i EPD-basen. Produktet (komplett D-pak) må fysisk sendes inn til kontrollmåling hos Tradesolution i Ole Deviks vei 6c. Denne sjekken inkluderer kontroll av mål, vekt og pakkemønster i kartong av både basispakning (F-pak) og detaljistforpakning (D-pak).
Masterdata er produktinformasjon, og selve grunnsteinen i produktet ditt. Med stadig økende digitalisering brukes masterdata på tvers av funksjoner i bedriften og gjennom hele verdikjeden – helt frem til forbrukeren. Gode masterdata er din beste merkevareinvestering. Likevel er kvaliteten på masterdata en stor utfordring i dagens hyperdigitale landskap.
Vi i Tradesolution har stor forståelse for at arbeidet med masterdata og digital produktinformasjon kan være krevende. Men vi vet samtidig at det er mulig å lykkes! Les mer om hvordan her.
Gode masterdata er et lederansvar, og det kreves godt systematisk arbeid over tid. Det må forankres hos ledelsen, slik at det avsettes ressurser til arbeidet med rutiner for gjennomføring, revidering og videreutvikling. Alle må forstå prosessene, sammenhengen og viktigheten av gode masterdata. Vi kommer gjerne på besøk til ledergruppen deres for å snakke om viktigheten av gode masterdata, og hvorfor det er viktig å avsette nok ressurser til disse oppgavene. Haugen-Gruppen har benyttet seg av tilbudet, og har hatt fagpersonell fra Tradesolution på besøk to ganger for å se nøyere på deres masterdatahverdag.
Norsk dagligvarebransje er kjent for sitt sterke samarbeid og felles bransjeløsninger, som EPD og MediaStore, som skal gjøre det enkelt for alle aktører å følge samme standarder. Likevel opplever mange importører utfordringer med å skaffe korrekte data, da internasjonale produsenter ofte opererer med andre målemetoder og rutiner. Selv om det finnes internasjonale standarder, blir de ikke alltid fulgt likt overalt, noe som kan føre til avvik når informasjonen skal tilpasses norske krav. Dette gjelder særlig logistikkmål, der små forskjeller i vekt eller dimensjoner kan få store konsekvenser. Manglende forståelse for hvordan masterdata brukes i vår verdikjede kan derfor gjøre det utfordrende å innhente nøyaktige og kvalitetssikrede data fra utenlandske leverandører og produsenter.
Haugen-Gruppen er et nordisk konsern og har en group masterdataansvarlig, og én masterdataansvarlig i hvert land. Markedsansvarlig for hver merkevare har derunder ansvar for å innhente data fra produsentene, før dette tilpasses og registreres i egne systemer som igjen går videre til EPD. I en stor og kompleks vareflyt med svært mange ledd er det store rom for feil og avvik i masterdataene. Haugen-Gruppens opplevelse er også at det er ulik forståelse der ute når det kommer til viktigheten av gode og nøyaktige masterdata, og dette kan være med på å vanskeliggjøre innhentingen av korrekte data.
For å styrke sin masterdatahåndtering har de:
Masterdata er informasjon om produktet ditt, og er viktigere enn mange vet. Ifølge Roar Smith, Kommunikasjonsdirektør i Tradesolution, viser vårt eget Ringvirkningsregnskap* at vår bransje sparer over 650 millioner kroner årlig ved at vi har etablert en felles struktur knyttet til registrering, vedlikehold og distribusjon av masterdata og bilder. Her viser også våre undersøkelser og beregninger at:
Disse effektene er bare noen eksempler på potensialet som ligger i gode masterdata.
Med Helsesjekken får dere en «digital helsesjekk» på egne produkter og kan enkelt følge resultatene av innsatsen dere legger ned med egne masterdata – antall feil, type feil, tider, frister, historikk og score.
Oversiktene og rapportene i Helsesjekken gjør det enkelt å ta grep. Det er et godt verktøy for å sette fokus på kvalitet og oppfølging, og sørge for at dere lykkes med innsatsen og arbeidet med gode masterdata. Trenger du hjelp til å forstå Helsesjekken? Ta kontakt med epd@tradesolution.no.
*Tradesolution Ringvirkningsregnskapet
Flere av de store grossisthusene jobber svært manuelt med innmelding av varer, priser og rabatter som i stor grad kommuniseres og registreres gjennom Excel-ark.
Kolly har en portefølje med mer enn 200 leverandører. Den manuelle jobben med å melde inn varer, priser og rabatter kunne skape mye avvik, og ikke minst var det ressurskrevende. Dette var en hverdag de ville bort fra, og det kunne Tradesolution hjelpe med.
I samarbeid med Tradesolution har Kolly utarbeidet en samarbeidsportal som fungerer som et digitalt koblingspunkt mellom Kolly og deres leverandører. Funksjonaliteten går ut på en løsning hvor leverandør sender kryptert informasjon til Kolly med epdnummer, priser og rabatter, som deretter legges direkte i Kollys ERP-system. Et digitalt koblingspunkt hjelper partene med å alltid ha korrekt informasjon begge steder, som automatisk minimerer dataavvik.
Løsningen lar Kolly og leverandøren se den samme informasjonen på ett sted, og Kolly kan importere data om nye varer rett til eget ERP system. Eventuelle feil blir raskere oppdaget slik at leverandøren kan rette det i EPD basen. Dette sikrer at alle mottakere av leverandørens varer kan dra nytte av korrekt informasjon.
«Det har vært kult å være brukerkandidaten for denne løsningen. Vi som kunde har hatt mange kreative ønsker som teamet hos Tradesolution har løst på en svært god måte. Tankesettet har alltid vært ‘dette løser vi’ – men har det mot formodning ikke vært mulig å utvikle en funksjonalitet vi har ønsket, har vi alltid fått gode svar og forklaringer på dette. Vi har hatt god prosjektledelse på begge sider av bordet. Å se hvor raskt prosjektteamet i Tradesolution har klart å utvikle en løsning ut ifra et svært komplekst bilde, som også har vært enkelt for oss i Kolly å sette oss inn i, er vi veldig fornøyde med. Den nye portalen har gjort hverdagen vår mye smidigere!» – Kjetil Gundersen, Sortiment og innkjøpssjef, Kolly.
Tradesolution har satt stor pris på å samarbeide med en så fremoverlent og engasjert kunde som Kolly. Prosjektarbeidet har gått over all forventning. Som dagligvarebransjens viktigste samarbeidspartner, er Tradesolutions største motivasjon å hjelpe både kjeder, grossister og leverandører med å forenkle deres hverdag.
‘Det store kvalitetsløftet’ er et bransjesamarbeid mellom kjedene, leverandørene og Tradesolution. Ett av prosjektets mål er å løfte kvaliteten på masterdata, som skal gagne hele verdikjeden. Gode, kvalitetssikrede og oppdaterte masterdata er en forutsetning for å få produktet lansert til rett tid, og ut i salg. Gode masterdata er din beste merkevareinvestering!
Serveringsmarkedet vokser stadig, og omsetter for betydelige summer hvert år. Men fremdeles er serveringsmarkedet sammenlignet med dagligvaremarkedet en mindre og kanskje bortglemt del av totalmarkedet «mat og drikke».
Den Stolte Hane har produkter til både dagligvare- og serveringsmarkedet. Vi møtte Gjøran Lange (Prognoseanalytiker) og Christine Sund (Direktør Storhusholdning og Industri) for å lære mer om hvordan de jobber med masterdata.
«Vi er generelt veldig gode på masterdata. Vi har nok alltid hatt stort fokus på det, men etter at Helsesjekken på dashboardet i EPD ble presentert har vi blitt enda nøyere. Storhusholdningsproduktene våre har karakter A på logistikk og det er vi veldig stolte av! Det har blitt en liten intern konkurranse om å alltid ha den beste scoren – så det jobber vi med hver eneste dag.»
Christine Sund, direktør Storhusholdning Den Stolte Hane
«En fredag ettermiddag på vei til Møre og Romsdal, måtte jeg stoppe på Dombås for å rette opp en feil i EPD». Christine skyter inn fra siden – «Du er jo så flink Gjøran, men det er viktig at du purrer på de du skal få dataene fra i god tid – slik at du slipper å stoppe på Dombås klokken syv en fredag ettermiddag på vei hjem».
Denne historien belyser det store engasjementet Den Stolte Hane har for gode masterdata. Korrekt informasjon er avgjørende for at produktene skal flyte gjennom verdikjeden uten problemer. Gode masterdata krever godt og systematisk arbeid over tid, og er din beste merkevareinvestering. Det er mye informasjon som skal på plass, men investering i tid og kvalitet lønner seg, og gir positive ringvirkninger.
Ordet ‘on boarding’ dukker opp flere ganger i løpet av samtalen vår. Gjøran og Christine understreker at god opplæring for ansatte som skal håndtere produktenes data er helt essensielt. De må forstå hvordan mottakersiden skal bruke dataene videre, og hva som er konsekvensene av feil i registreringen. «Feil i logistikkfeltene får store konsekvenser, og riktig produktbilde kan være avgjørende for om varen din blir valgt. Dette er et ansvar fordelt på leverandørene og Tradesolution. Men vel så viktig er det at kjedene er tydelige på hva som er viktig for at de skal kunne selge varene videre.» sier Christine.
«Alle må forstå hvorfor det er viktig med strengere krav, og hvilke konsekvenser det har for bransjen at produktene ligger inne med feil informasjon.»
Christine Sund, Direktør Storhusholdning, Den Stolte Hane
Vi spør Christine og Gjøran hva de mener er den største forskjellen fra dagligvare. – «Den største forskjellen på servering og dagligvare er at i serveringsbransjen sitter det ofte innkjøpere som skal finne én spesifikk vare i en jungel av produkter på netthandelsløsningene til grossistene. Det er mange typer av samme produkt. Ta kylling for eksempel. Det er et hav av ulike salatkyllinger – ulik forpakning, ulikt kutt og ulikt krydder. Hvis ikke bildet, vareteksten og andre viktige attributter kommer godt nok frem, vil innkjøperen velge et annet produkt med mer og bedre informasjon».
Gjøran utdyper – «Hvis du utnytter alle funksjonene som finnes, kan man se på EPD og MediaStore som et utstillingsvindu for produktene dine. Vi har faktisk begynt å ta i bruk de frivillige feltene i EPD. Ved å også registrere informasjon i disse feltene, hjelper vi innkjøperen med å ta et veloverveid valg».
Dette var naturligvis musikk i våre ører, og vi ble nysgjerrig på om de kunne merke positive effekter ved å inkludere disse feltene i registreringen. Christine svarer fornøyd «Det går bra om dagen, og vi selger veldig mye varer – så pass kan jeg si!».
Gjøran jobber like mye med serveringsproduktene, som dagligvareproduktene til Den Stolte Hane. «Den viktigste forskjellen i registreringsprosessen er å få frem den selgende delen av serveringsproduktene. Dette er spesielt viktig fordi produktene i større grad skal i netthandelsportaler, kataloger, innsalgsark og lignende».
Det gjenstår et viktig spørsmål: – Har dere tips til mindre eller nye leverandører som er i startgropa eller vil forbedre datakvaliteten sin? Hva er viktige fokuspunkter for å lykkes? Christine er rask til å svare – «Først burde de gå inn å sjekke sin egen score på Helsesjekken på dashboardet i EPD. De må sikre at logistikkinformasjonen og allergeninformasjonen stemmer, og så få på plass bilder – i den rekkefølgen.» Gjøran utdyper – «Jeg ville startet med å kontakte Tradesolution for å få hjelp, og ta i bruk alle de verktøyene som er tilgjengelig gjennom Tradesolution. Nå har det til og med kommet et eget emballasjeregister i EPD hvor du kan registrere ulike emballasjetyper som kan gjenbrukes senere – det sparer man masse tid på!» Christine fortsetter – «Og kanskje delta på kurs?». «Absolutt delta på kurs. Jeg har vært på kurs!» forteller Gjøran stolt.
Gjørans siste tips er å være nøyaktig, og registrere informasjonen riktig første gang. Korrekt informasjon bidrar til effektiv vareflyt, uten stopp i prosessene. Dette skaper store ringvirkninger i hele verdikjeden!
Nortura har valgt Bridge Transport som en viktig del av sitt nye transportstyringssystem. Denne beslutningen markerer et viktig skritt mot å effektivisere transportprosesser og øke automatiseringen innen Norturas logistikk. Tradesolution er glade for at en aktør som Nortura ønsker å satse på løsningene Tradesolution tilbyr innenfor supply chain.
Bridge Transport er en samhandlingsplattform (hub) som optimaliserer transportavvikling. Tjenesten skaper samhandling mellom transportkjøper, transportør, undertransportør, 3PL og vareleverandør – før, under og etter gjennomføring av transportoppdrag. Plattformen er skreddersydd for dagligvare- og serveringsbransjen. På toppen av samhandlingsplattformen er det mulig å koble til en rekke «TMS»-moduler.
“Vi ser frem til å implementere Bridge Transport. Automatisering av transportprosessen vil gi oss betydelige effektiviseringsgevinster, noe som er essensielt for å møte våre kunders behov på en enda bedre måte. Vi bruker i dag mye tid på manuelle prosesser. Vi har mangelfull oppfølging og rapportering av våre transporter. Målet vårt gjennom Bridge er å automatisere flere av disse prosessene, og legge et godt grunnlag for fremtidig effektivisering og automatisering», sier Ole Kristian Karlsen, Assisterende Direktør Distribusjon i Nortura.
«Det er fantastisk å få samarbeide med en så spennende aktør som Nortura. Vi ser frem til å støtte dem med å optimalisere transportlogistikken og skape verdi gjennom effektivisering», sier Daniel Hessen, Commercial Director Supply Chain Management i Tradesolution.
Gjennom dette samarbeidet forventes det at Nortura vil oppnå betydelige gevinster gjennom forbedret transportstyring og økt effektivitet i deres logistikkoperasjoner.
