Gå til innholdet
Tradesolution > Support > EPD drift og rutiner

EPD drift og rutiner

På denne siden har vi samlet en del informasjon knyttet til drift og rutiner i EPD.

Ved å klikke på de ulike temaoverskriftene, vil du få tilgang til både praktisk og teknisk informasjon, samt aktuelle lenker til publikasjoner der dette er tilgjengelig.

Ved endringer og nyregistrering av produktinformasjon vil man få en beskrivelse på deres brukertilgang på EPD, under menyvalget «Importstatus». Her vil du kunne se resultatet av importen for de aktuelle produktene.

Godkjent: Produkter som godkjennes vil få status «Godkjent». Nye produkter vil i tillegg få listet opp EPD-nummeret på denne siden.

Ikke godkjent: Dersom grunndatainformasjonen ikke godkjennes i valideringene i EPD, vil en beskrivende feilmelding fremgå i tilknytning til produktsettet. Data som avvises i kontrollene, og som er registrert via web-løsningen, vil kunne hentes opp igjen under menyvalget «Produktregistrering» -> «Produkter i kladd». For de leverandørene som benytter seg av EDI-meldinger (EANCOM PRICAT / XML CIN) eller Excel Upload legges det ingen kopi av informasjonen under «Produkter i kladd».

Ved registrering av nye produkter i EPD må man ta høyde for at produktinformasjonen man registrerer kan inneholde feil som medfører at registreringen blir avvist. Det kan noen ganger være vanskelig å finne årsaken til feilen – det kan være behov for å kontakte produsenten for å innhente ytterligere informasjon, og erfaring viser at det i perioder er stort trykk på EPDs Helpdesk.

Det anbefales derfor at registrering av grunndata i EPD starter minimum 3 dager før man har behov for at informasjonen skal være overført aktuelle kjede(r).

Kjedene krever generelt at registrering av grunndata skjer i god tid før lansering av ett produkt. Tidsfristen for registrering styres av avtale mellom leverandør og handelen, og ofte er fristen minimum 15 uker før varen skal lanseres i butikk. Det er viktig at de grunndata som registreres forsøkes registrert korrekt ved første gangs registrering. Kjedene benytter dataene til en lang rekke prosesser, blant annet; kalkyler, transport booking, lagerplassering, hylleplassering, butikkdatasystemer, med mer.

Alle produkter som skal ut i handelen skal nå kontrolleres av EPD Sjekkpunkt så snart leverandøren har mulighet til å sende produktet til måling. Dette skal dog være minimum 3 uker før varen skal lanseres. På EPD Sjekkpunkt etterkontrolleres et antall av informasjonsfeltene som er registrert i databasen. I etterkant av disse kontrollene, vil all måleinformasjon om produktet låses i EPD. EPD Sjekkpunkt tar i tillegg space-/live-bilder av alle F-og D-pak.

Alle grunndata som meldes inn i EPD leses gjennom EPDs importsystem. Importsystemet kontrollerer informasjonen maskinelt for logiske feil. I tillegg kontrolleres mangler ved informasjonen i henhold til gjeldende informasjonsbredde og gyldigheten av GTIN, GLN, med mer. Import av grunndata kjøres jevnlig alle arbeidsdager mellom kl. 08:00 og 16:00. Minimum antall importer er to ganger pr. dag (kl. 10:00 og 14:00), men skjer som oftest hyppigere.

Grunndata som blir funnet i orden importeres til produksjonssystemet, og beskjed om godkjenning varsles leverandør via brukertilgangen til EPD under menyvalget «Importstatus» (se status på produkter – over).

Grunndata som ikke blir funnet i orden blir forkastet og beskjed om feil, samt årsak til avvisning, varsles leverandør via brukertilgangen til EPD under menyvalget «Importstatus». Grunndata som registreres vil ikke være ferdig importert i EPD før man har fått en godkjent-melding under «Importstatus». Leverandører vil følgelig ikke kunne søke opp produktet og se registrert informasjon umiddelbart etter at produktet er sendt inn til EPD.

Registrering gjennom WEB løsning

Leverandører som benytter web-løsningen vil finne sine avviste produkter under menyvalget «Produktregistrering» -> «Produkter i kladd». Leverandøren kan her hente opp de avviste produktene, korrigere informasjonen, for deretter å sende grunndatainformasjonen på nytt til EPD.

Registrering gjennom øvrige metoder

Leverandører som benytter EANCOM PRICAT-meldinger, XML CIN-meldinger og Excel Upload, mottar kvitteringer som beskriver eventuelle feil som oppstår i syntaks og / eller i EPDs kontroller. Ny filoverføring, med korrigert informasjon, må oversendes for ny import.

Hver ettermiddag (arbeidsdager) blir alle dagens nye og endrede produkter eksportert til handelen vi EANCOM PRICAT-/ XML CIN-filer. Handelen trekker samtlige godkjente nye- og endrede produkter siden forrige eksport ut av de mottatte filene. Grunndataene om disse produktene kontrolleres maskinelt på nytt (som en kvalitetssikring av at grunndataene fortsatt er korrekte iht. avtalt kvalitetskrav) før de oversendes kjedene i en XML CIN-melding, slik at kjedene kan overføre informasjonen ut til sine grunndata- og støttesystemer. Filene skal normalt være overført mellom kl. 1400 og 1600 hver virkedag. Dog tas det forbehold om utenforstående hendelser som kan skape problemer med overholdelse av fristen. I en slik situasjon vil informasjonen bli overført så snart vi er tilbake til en normal driftssituasjon.

Utover de daglige filoverføringene til handelen, oversendes det også lister som gir kjedene informasjon om antall aktive produktsett pr. leverandør og hvordan kvaliteten på disse dataene er. Eksempelvis belyses det om hvorvidt alle produktene tilfredsstiller kravene i den til enhver tid gjeldende informasjonsbredden.

I mai 2012, ble det innført en ny sertifiseringsordning i EPD. Hensikten med ordningen er å øke kvaliteten på grunndata. Dette skal gjøres i en kombinasjon av bredere kontroll av produktinformasjon som registreres og bedre veiledning og tilbakemelding til leverandør om hvordan registreringen gjøres. På denne måten vil leverandør raskere og enklere kunne oppnå høyere kvalitet på egne grunndata.

Det vil gjøres analyser som viser hvilke typer feil som gjøres – kilden til disse analysene kommer fra:

  • Feil som blir avdekket på EPD Sjekkpunkt ved kontrollmåling av produktene
  • Feilmerking av produktinformasjon utført av grossistene/kjedene

Hvem har tilgang til analysene?

Analysen vil publiseres til både kjeder og leverandører, men det er forskjell på hva partene får tilgang til. Kjedene får en detaljert oversikt over hvilke feil de ulike leverandørene gjør, mens leverandørene får detaljert oversikt over egne produkter, samt en oversikt som viser sertifiseringsresultatet for alle leverandører i EPD. Leverandører som tilfredsstiller krav til sertifisering vil vises i sertifiseringsrapporten med grønt lys, mens leverandører som ikke tilfredsstiller krav, vil ha et rødt lys.

Analysen vil være tilgjengelig under menyvalget «Administrasjon» → «Rapporter».

Sertifisering og kriterier for dette

Bransjen har bestemt at andel tillatte feil før man mister sitt sertifikat skal være under 7,5 %. Har leverandøren flere feil enn dette, vil leverandøren få status «ikke sertifisert» i analysen som distribueres til kjedene. 7,5 % – regelen, gjelder for alle aktive produkter registrert på leverandøren i EPD.

Det er ikke alle produkter som kontrollmåles ved EPD Sjekkpunkt som skal være med i sertifiseringsanalysen. Kriteriene produktsettene må oppfylle er følgende:

Produktet må være registrert de siste 365 dager og være kontrollmålt siste 180 dager.

Bakgrunnen for utvalgskriteriene er å unngå at produkter som allerede er i handel og som er korrigert hos aktørene, skal påvirke sertifiseringen. Mer informasjon om sertifisering i EPD finner du også i dokumentet «Kvalitetssikringssystem grunndata» i avsnittet Sertifiseringsregler.

Dersom dagligvarekjedene eller EPD avdekker feil på produktinformasjon som er registrert i EPD, vil det aktuelle EPD-nummer feilmerkes og feilen loggføres i et feilmerkingsregister.

Så snart et EPD-nummer feilmerkes, vil det automatisk bli sendt ut en epost til den personen som er registrert som grunndataansvarlig i deres firma. Dersom feilen ikke er korrigert innen 1 uke, vil det bli sendt ut en ny epost med varsel om manglende oppdatering. Dersom feilen etter 3 uker fremdeles ikke er rettet, vil leverandør bli belastet et gebyr (per 1.1.2013 kr. 5000,- per EPD-nummer som ikke er korrigert).

For at leverandør enkelt skal kunne følge status på feilmerking på sine produkter, finnes rapporten «Feilmerkede produkter» under menyvalget «Administrasjon» → «Rapporter».

Denne rapporten inneholder blant annet full oversikt over hvilke EPD-nummer som er feilmerket, hva som er feilmerket i hvert enkelt EPD-nummer og hvilken kjede som har feilmerket varen.

EPD-nummer som er feilmerket, vil som tidligere bli å finne under menyvalget «Produktsøk» → «vis ikke godkjente produktsett». Fremgangsmåte for retting av feilmerkede EPD-nummer, vil være den samme som tidligere som du også kan finne under Brukerdokumentasjon for EPD – i avsnittet Korrigering av feilmerkede EPD-nummer i EPD.

Informasjon om resultatet av EPD Sjekkpunkts kontrollmålinger finnes under menyvalget «ESP» → «kontrollmålingsstatus». Hvis produktet er merket •ESP, betyr dette at varen er sendt til import av EPD sjekkpunkt, etter at varen har vært kontrollmålt. Det er nå (f.o.m. 1.mai 2012) flere felter som kontrollmåles av EPD Sjekkpunkt – i tillegg til de tidligere felter blir også følgende informasjon kontrollert:

  • Ingredienser

  • Næringsinnhold

  • Allergener

  • Merkeordninger

  • Enhetsprisfaktor

  • Enhetsprisbetegnelse

  • Enhetspris sammenligningsgrunnlag

Det er viktig å merke seg at disse feltene ikke vil endres i EPD dersom feil avdekkes. Produktene blir kun feilmerket, og det er deretter leverandørens ansvar å korrigere (se punktet over om – feilmerking og korrigering).

Alle produkter som har vært til kontrollmåling blir sendt til import for å sørge for at eventuelle endringer gjort på produktet på EPD sjekkpunkt, ikke påvirker resten av produktsettet.

Eksempelvis vil f.eks. endring av bruttovekt for D-pak medføre endring av bruttovekt for pall. Siden EPD sjekkpunkt ikke kontrollerer pall, er det dermed leverandøren som må følge opp og korrigere produktsettet etter kontrollmåling. Det er derfor viktig å sjekke «importstatus» med jevne mellomrom. Produkter som avvises i «importstatus», vil som vanlig legge seg under «produkter i kladd» i web-grensesnittet. Her korrigeres produktet iht. det som er feilmeldt under «importstatus», og sendes deretter til EPD.

Kontakt

Robert Eriksson
Driftskonsulent

Telefon: +47 22 97 13 20
E-post: epd@tradesolution.no

Support

Trenger du support i EPD? Vi hjelper deg gjerne

Send oss en mail på:
epd@tradesolution.no

Våre kunder, eiere og partnere


Kart og veibeskrivelse